Os eventos empresariais são excelentes oportunidades de negócios. Seja para integrar funcionários, clientes ou fornecedores, apresentar novidades, serviços ou produtos, construir relações e criar relacionamentos, esse modelo de evento é sempre muito produtivo.

Mas sua organização demanda conhecimento, além de alguns cuidados para que a execução seja tranquila e o resultado seja alcançado.

Qual o formato? Quem vai falar? O que servir? São apenas algumas das questões que precisam ser definidas previamente para um evento de excelência e por isso preparei um passo a passo para ajudar na sua construção.

Passo 1 – A produção

A primeira decisão a ser tomada é se a empresa tem pessoal interno capacitado para essa organização ou se precisa fazer a contratação de uma assessoria.

Passo 2 – O que se espera

Estabeleça o objetivo do evento e faça um desenho claro do que ele representa e quais os resultados esperados.

Passo 3 – O evento

Defina a melhor data e o formato, levando em conta o perfil dos convidados e da empresa.

Passo 4 – Os fornecedores

Faça a escolha certa dos fornecedores e profissionais que vão atender seu evento, pois eles precisam representar também seu conceito e sua marca. Além disso, certifique-se sempre se estar contratando pessoas capacitadas para cada função – “preço” não é tudo.

Passo 5 – Programação

Defina o conteúdo do seu evento e faça um roteiro, um cronograma. Organização é uma grande chave para alcançar os objetivos. Seu evento precisa ter começo, meio e fim e ser dinâmico.

Passo 6 – Material

Liste todo material gráfico que vai precisar dispor e confeccione com antecedência para que não haja imprevistos e você possa dispor deles na divulgação ou no dia do evento.

Passo 7 – Planeje quem você quer atingir com seu evento e como captar seu público.

É público externo? Divulgue de forma assertiva. É público interno? Engaje seus colaboradores.

Passo 8 – Alimentação

Muitas coisas influenciam essa escolha e você precisa checar o que é mais adequado. Perfil dos convidados, horário do evento, estação do ano e temperatura. Verifique também se a duração do seu evento demanda uma ou mais refeições e lembre-se, um cafezinho é sempre bem-vindo e água à disposição é fundamental.

Passo 9 – O evento

O dia do evento exige cuidados e muita atenção, então tenha sempre clareza de quem ficará responsável por cada etapa e principalmente por fazer o evento andar se antecipando aos acontecimentos. Uma equipe em sintonia fará com que tudo flua bem e sem maiores intercorrências.

Passo 10 – Pós evento

Em um evento que busca resultados, o trabalho nunca acaba com o fim do mesmo. Faça um planejamento de avaliação tanto para ter retorno dos participantes quando uma avaliação interna do evento para levantar os pontos fortes e corrigir o que pode ser melhor. Entender o que funcionou e o que não funcionou vai dar um caminho mais concreto para futuros eventos e inclusive para o desenvolvimento da empresa e seus projetos.

 

Já iniciou seu planejamento e precisa de um local na Grande Florianópolis para seu evento? Nosso Jardim é um excelente local para vários tipos de evento, e estamos sempre à disposição para recebê-lo em uma visita. Venha conhecer!

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Michelle Kuhnen